La Planificación en la Empresa

| junio 24, 2011 | 0 Comentarios

La planificación es el proceso de determinar objetivos y definir la mejor manera de alcanzarlos. Planificar es el proceso de desarrollo de planes. Plan es el medio de conseguir las metas, un esquema que indica de qué manera pretende una empresa obtener los fines.

Por tanto, la planificación comprende un conjunto de actividades relacionadas con los fines de la organización. Hay que preguntarse ¿Qué queremos lograr?, o ¿dónde queremos ir? y ¿por qué motivo?

Ahora bien, no basta con fijar los objetivos, necesitamos saber la manera en que trataremos de obtener esos fines. Al planificar hay que dar respuesta a dos preguntas básicas: ¿Qué queremos lograr? y ¿cómo vamos a lograrlo? La planificación se traduce en una serie de ventajas importantes para la organización.

La planificación es necesaria para el adecuado desenvolvimiento de las demás funciones administrativas. Sin planes como guías, las funciones de organización y dirección pierden parte de su sentido y la función de control queda imposibilitada.

Una vez que conocemos los grandes objetivos de la empresa, es cuando los directivos pueden diseñar una estructura adecuada para su consecución, así como contratar al personal más idóneo. Asimismo, se podrá inducir a trabajar a los individuos de forma más eficaz, pues conoceremos las exigencias de cada puesto de trabajo. Además sin los objetivos traducidos a estándares de evaluación, el control se volvería subjetivo.

Por otra parte cuando planificamos, prevemos una serie de sucesos, la evolución de unos acontecimientos, proyectamos unas partidas de la empresa. El futuro, casi seguro, nos devolverá modificadas nuestras pretensiones. Sin embargo, el administrador que es capaz, mediante una planificación de anticipar y prepararse para los numerosos cambios que se pueden dar en su actividad tendrá más posibilidad de respuesta y de éxito que aquel que no la realice. Por tanto, la planificación ayuda a los directivos a afrontar el futuro incierto.

Efectuar una planificación no garantiza el éxito, pero en igualdad de condiciones una empresa que planifica consigue mejores resultados que otra que no lo hace.

La empresa trata de emplear de la mejor manera posible sus recursos (personas, dinero, materiales, etc.) en competencia con otras organizaciones para un determinado mercado. Al planificar, formulamos unos objetivos coherentes que obtener con dichos recursos tras la evaluación de sus diversas aplicaciones.

 

 

 

1. TIPOS DE PLANES

Los medios fijados en la planificación para alcanzar los objetivos quedan recogidos en los planes. Existen formas muy diversas de clasificar los planes, en función de su extensión (corto, medio y largo plazo); de su ámbito de aplicaciones (generales o funcionales); o por sus características (complejidad, coste, formalización). Nosotros vamos a utilizar una clasificación más general que abarque a todas.


Los planes pueden ser de dos tipos: estratégicos y operativos.

Los planes estratégicos: Son los que establecen los grandes objetivos y líneas de acción de la organización.

Los planes tácticos u operativos: Son aquellos encargados de instrumentalizar los planes estratégicos. Es decir, para que los planes estratégicos tengan utilidad deben detallarse planes de menor alcance y extensión. Los planes tácticos se encargan de establecer las responsabilidades individuales y del grupo para ejecutar los planes estratégicos y lograr así las principales metas de la organización.

Los planes tácticos pueden ser permanentes o de un solo uso.

Los permanentes son aquellos que se utilizan para afrontar situaciones repetitivas y pueden ser: políticas, procedimientos y reglas.

Política. Es un plan permanente que proporciona directrices generales a los directivos para la toma de decisiones. Su objetivo es unificar los criterios y darle una casuística en la que basar sus decisiones. Ejemplos: Una política de personal puede ser “cuando se produzcan vacantes en la organización, se cubrirán preferentemente con empleados propios”. Una política financiera sería:

“No endeudarse más que cuando sea imprescindible o nos ofrezcan condiciones muy ventajosas”.

Procedimiento. Es un conjunto de pasos sucesivos a seguir al realizar una actividad concreta. Deja escaso margen de discrecionalidad a la persona que ha de aplicarlo. Se fijan procedimientos para tramitar todo tipo de pedidos, para seleccionar personal, para autorizaciones de gastos, etc.

Regla. Es un enunciado específico de algo que debe o no debe hacerse en una situación concreta. Una regla no permite interpretarla. Ejemplos de reglas serían:

  • “No fumar en este área”
  • “Nunca desconecte este terminal”.
  • “En caso de avería de la máquina, párela inmediatamente y llame al siguiente teléfono”.
  • “No se permite el paso a personal ajeno a este servicios”

Los planes permanentes tienen unas notables ventajas:

  • Nos dan una referencia para manejar tipos específicos de situaciones.
  • Ahorran tiempo, al estar ya precedido el comportamiento.
  • Aseguran una consistencia al tratar situaciones parecidas, independientemente de la persona que los aplique.
  • Son medidas de control en el empleo de los recursos.

Los planes de un solo uso son aquellos que se crean con una finalidad y para un tiempo específico, tras lo cual desaparecen o se modifican. Nos encontramos con los programas y los presupuestos.           Programa. Es un plan que contiene especificaciones de tiempo, lugares y recursos para la realización de tareas concretas. Un programa debe establecer fechas límites para hacer trabajos, que se convierten así en momentos de control de la ejecución del programa. También deben contener las autorizaciones para que personas, dinero y materias vayan a los lugares necesarios para la realización de estas tareas. Un programa puede ser tan amplio como el que intente eliminar el analfabetismo en un país no desarrollado; y tan reducido como el que pretenda mejorar las condiciones de seguridad e higiene en el trabajo en una pequeña empresa. Los programas pueden incluir otros planes permanentes y presupuestos.

Presupuesto. Es todo plan expresado en términos numéricos. Lo que convierte a un plan en presupuesto es que esté cifrado, ya sea en unidades monetarias, en unidades de tiempo, espacio, material y producto.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El proceso de planificación requiere de una secuencia de realización determinada. Son de general aceptación las siguientes fases o etapas:

 

a. Identificación del problema.

Supone la definición y determinación de los problemas actuales y futuros, así como sus interrelaciones. Se debe analizar el entorno tanto su estructura y turbulencias -oportunidades y amenazas-, como el posicionamiento actual de la empresa -mercados, productos y tecnología, así como competidores a los que se enfrenta-, lo que lleva a establecer sus puntos fuertes y débiles. Es una etapa de recogida de información, con determinación de los problemas y de sus causas.

 

b.Especificación de objetivos.

Fijará una primera aproximación sobre la situación futura deseada, estableciendo los objetivos que permitan alcanzarla. Deberán establecer objetivos coherentes con los recursos disponibles.

 

c.Determinación de premisas.

Es decir, establecer las suposiciones consistentes para realizar los pronósticos del futuro, fijar las políticas clave y desarrollar los planes de la empresa.

d.Establecimiento de líneas de acción alternativas.

En esta fase se investigan y determinan los posibles cursos de acción alternativos para alcanzar los objetivos. En esta fase es importante tener ideas creativas, pues las mejores alternativas no son siempre las que resultan evidentes.

 

e. Evaluación de alternativas.

Cada alternativa ha de ser evaluada con precisión a la vista de los objetivos. Ha de estudiarse el coste de cada una, sus posibles resultados, la disponibilidad de recursos suficientes para llevarla a cabo, tiempo requerido, riesgos, etc. de manera que sea posible establecer un orden jerárquico que posibilite la elección de una.

 

f.Elección de la mejor alternativa posible.

Es la fase en que se toma la decisión sobre el curso de acción a ejecutar. En ella pueden intervenir consideraciones de tipo político -poder-, contrarias a la rigurosidad del análisis desarrollado y que alteren la racionalidad de la jerarquía establecida. Otras veces es posible que no estén claros las ventajas e inconvenientes de todas las alternativas. Nunca se tiene toda la información que sería deseable para tomar una decisión. Sin embargo, hay que tomarla.

g.Especificación y asignación definitiva de objetivos y formulación de los planes derivados o complementarios.

Los objetivos quedan especificados definitivamente y se fijan los planes necesarios para desarrollar el plan básico.

 

h.Presupuestación.

Expresión numérica de los resultados esperados. 

i.Seguimiento del plan.

Como vivimos en un mundo incierto y como los directivos son personas y, por tanto, seres imperfectos ha de efectuarse un seguimiento continuo del plan que puede poner de manifiesto la conveniencia de alterar una o varias fases.

 

2. ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

La planificación es conveniente en sí misma. Incluso si fracasa en la consecución de los objetivos, en el proceso se consigue un mejor conocimiento de la empresa, de sus posibilidades, de sus medios, de su entorno, etc.

 

Por último indicar que el proceso planificador debe regirse por cuatro principios:

  • Contribución a la consecución de los objetivos.
  • Precede a las restantes funciones administrativas: organización, dirección y control.
  • Constituye una función propia de todo administrador, aunque su carácter y amplitud varíen según la delegación recibida.
  • La incorporación de la eficiencia -ingresos en relación con los costes requeridos- en la realización de los planes.

 

Categoría: 04. Administración y Gestión de la Empresa

Sobre el autor ()

Hola! Soy Gonzalo, tengo 23 años y soy Profesional Técnico de la carrera de Mantenimiento de Maquinaria de Planta del Instituto Superior Tecnológico TECSUP con especialización en Gestión del Mantenimiento. Les doy la bienvenida a este website creado y dirigido por amigos que tienen como objetivo principal brindar información de calidad a nuestros lectores.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *