Método de los costos Estándar

| julio 15, 2011 | 0 Comentarios

Una de las grandes desventajas que tienen los sistemas de Costos por órdenes de fabricación y por procesos basados en datos históricos o reales, es que la gerencia de una empresa sólo puede hacer un análisis efectivo de los costos, después que se ha terminado una orden de fabricación o ha concluido un “período” de trabajo.

Bajo estos dos sistemas, con datos históricos, sólo después que el producto ha sido terminado, se puede iniciar el estudio de los resultados obtenidos, haciendo cuando más comparaciones con experiencias anteriores y, en el mejor de los casos pueden tomarse algunas medidas encaminadas a reducir los costos en futuros “lotes” o “períodos” de trabajo.

De manera que, en realidad, no se puede llevar un control efectivo durante la producción, o lo que es lo mismo, es imposible remediar a tiempo cualquier deficiencia que se presente en el transcurso de la misma.

Lo único que se puede hacer cuando se utilizan estos dos sistemas de costos, basados en datos reales, además de lo que se dijo anteriormente, es planear para el futuro la producción con miras a la reducción de los costos, mediante un detenido análisis de los sistemas y métodos de trabajo, la correcta administración de los salarios, el mejoramiento de las máquinas y, en pocas palabras, el aprovechamiento de las técnicas de trabajo más avanzadas.

1. DATOS PREDETERMINADOS

La expansión cada vez más creciente de las empresas, y el deseo de la gerencia de mantener un control más eficiente de la producción antes que ésta se realice, para hacer a tiempo las correcciones que sean necesarias y determinar las áreas donde con mayor frecuencia se presentan las deficiencias e irregularidades, en donde se pierden las unidades o en donde surgen los desperdicios, ha creado la necesidad del uso de los llamados datos predeterminados, con aplicación en los sistemas de Costos por órdenes de fabricación y por procesos.

Cuando se habla de datos predeterminados, se hace referencia a dos tipos de datos que dan origen a dos modalidades diferentes de costos:

Costos estimados.  Con base en datos predeterminados se quiere hacer un pronóstico de lo que serán los costos de producción antes de que ésta se realice.  Pero cuando el proceso de fabricación ocurre realmente, se tiene en cuenta lo que son los costos, es decir, los datos reales se consideran como los verdaderos, y cualquier ajuste que haya que hacer se hará a los predeterminados calculados inicialmente.

Esta modalidad de los costos se usa en pequeñas industrias como las del vestido y las de la construcción, en las cuales se desea tener con anticipación una idea aproximada de lo que serán los costos, con miras a fijar políticas de precios de venta, y deben recurrir por lo tanto a estimativos basados en experiencias anteriores y en otros factores socioeconómicos muy difíciles de predecir en forma tan ligera.

Costos estándar. Con base en datos predeterminados seriamente calculados mediante procedimientos científicos, se indica antes de que se realice la producción, lo que se espera que sean los costos.

Posteriormente, y a medida que avanza la elaboración de los productos, los datos predeterminados se confrontan con los reales, y se tienen en cuenta los costos como deberían ser.  Es tal la seriedad, tantos los estudios, y tantas las personas que intervienen en la predeterminación de los costos por estándar, que si posteriormente se presentan diferencias con los datos históricos o reales, se consideran “equivocados” éstos últimos.

Esta aseveración se puede comprobar de la siguiente manera:  si se toma en un salón de producción en donde laboran varios trabajadores, a un obrero de los que se considere como más normales, y en las condiciones más normales posibles se le toma el tiempo que requiere para realizar una determinada operación, y se considera dicho tiempo como el estándar que se lleva a la “Hoja de especificaciones estándar”, es muy probable que posteriormente, cuando el obrero realice la misma operación dentro de un ciclo real de producción, el tiempo que necesite para cubrir el mismo trabajo sea mayor que el anterior, debido a diferentes causas, tales como situación anímica diferente como resultado de un problema en su hogar, o principios de alguna enfermedad que disminuya su capacidad de trabajo, etc.  Y esto hace que los analistas de costos tomen el dato estándar como el adecuado, y el dato real como “equivocado”, tomándose entonces los datos estándar en los estados financieros en lugar de los datos reales.

2. VENTAJAS DE LOS COSTOS ESTÁNDAR

El uso de los estándares en la determinación de los costos de manufactura de un producto, que es donde más utilización tiene, trae muchas ventajas a una empresa. Entre otras, las siguientes:

Control de la producción. Esta es la ventaja más importante que puede ofrecer la aplicación del sistema de costos estándar dentro de una empresa, por cuanto ofrece a la gerencia las herramientas necesarias para hacer la confrontación de los datos reales con los predeterminados.

Si la diferencia es muy grande, es decir, si lo real se aleja mucho de lo que deberían ser los costos, la gerencia puede investigar a tiempo qué está sucediendo y tomar las medidas que sean del caso para remediar la situación, o sea que realiza un verdadero control de la producción.

Las “desviaciones” de los datos históricos en relación con los predeterminados, pueden tener causas muy diversas, algunas de ellas incontrolables, como sería el caso de una depresión económica, una guerra, las huelgas imprevistas, etc.

Cuando las causas son diferentes, como por ejemplo, ineficiencia de los trabajadores, desperdicios de materiales por mal estado de las máquinas, una supervisión deficiente, etc., la pronta aplicación de medidas correctivas hace posible que los datos reales se “ajusten” a los predeterminados y que en realidad el sistema de costos que se está aplicando sea un efectivo control de la producción.

Establecimiento de políticas de precios. La predeterminación de los costos, en la mayoría de los casos, hace posible que una empresa pueda fijar, antes de que se realice la producción, políticas de precios de venta.

Y si tal predeterminación se hace con base en los estudios más serios posibles, tales políticas serán más acertadas.

Ayuda en la preparación de los presupuestos. Los presupuestos tienen por objetivo presentar los planes futuros de una empresa, y mientras éstos estén basados en los datos más precisos, mejores serán y más buenos resultados ofrecerán.

Por ejemplo, el presupuestar las unidades de producción de un período, está estrechamente relacionado con el  presupuesto de ventas, y éste último tiene que ver directamente con el del costo de esas unidades.

Hay finalmente otra razón por la cual los costos estándar ayudan a presupuestar, y es la de que en las empresas en donde se aplica este sistema, se siguen también métodos y técnicas estándares, tanto en la fijación de cantidades de material que debe tener un producto para obtener su mejor calidad, como en la terminación de las operaciones de mano de obra y el pago de los  trabajadores de producción.  En esencia, los costos estándar constituyen una de las mejores herramientas dentro de la administración de una empresa.

3. TIPOS DE ESTÁNDAR

De acuerdo con el punto de vista que se siga en la determinación de los estándares, hay diferentes  tipos.  Los principales son los siguientes:

Estándares normales.  Cuando la predeterminación de los costos se basa en las condiciones normales más factibles de una empresa,  se dice que los estándares han sido establecidos como estándares normales.

Este tipo de estándar no es el más aconsejable, especialmente en países en donde el estado de la economía varía constantemente.  Debido a ello surgen variaciones prácticamente incontrolables, no previsibles en ningún momento en la instalación de un sistema de costos estándar, con base en tipos normales.

Estándares ideales. Como su nombre lo indica, los costos así predeterminados  tienen en cuenta el rendimiento máximo en la utilización de todos los recursos de una empresa, basándose en las mejores combinaciones posibles de los diferentes factores de la producción.

Los  estándares ideales son de muy difícil aplicación, debido precisamente a las grandes dificultades que se presentan para alcanzar tal grado de perfección que se busca en la predeterminación de los datos.

Estándares a corto plazo. Estos estándares, que tienen muy en cuenta las condiciones normales de la empresa, y la situación socioeconómica de la región en la cual se está elaborando, y que además son hechos con base en los métodos de trabajo más apropiados, se establecen con la idea de revisarlos cada vez que así lo requieran las condiciones verdaderas de la producción, es decir, cada vez que se observen resultados que están muy distantes de los predeterminados.

Para que este tipo de estándar funcione correctamente, se requiere que la predeterminación de los datos de materiales, mano de obra y gastos generales, se haga para el menor tiempo posible (cada semana por ejemplo), en donde las condiciones de trabajo lo permitan, para poder así hacer una confrontación rápida con los resultados reales del trabajo y obrar en consecuencia en la corrección de cualquier error.

4. REVISIÓN DE LOS ESTÁNDARES

La revisión de los estándares es algo muy peculiar de cada empresa, de acuerdo con las circunstancias propias de fabricación de cada artículo.

Los estándares normales necesitarán revisión cuando cambien notoriamente las condiciones normales en que se habían basado, ya sea por variaciones de la tecnología o por el diseño del producto, o por cambios de precio.

Los estándares ideales no necesitan revisión, a menos que surjan avances tecnológicos de tal magnitud que se haga imperioso cambiarlos para ajustarlos a las condiciones óptimas posibles.

Los estándares a corto plazo requerirán revisión, siempre que las circunstancias así lo exijan.  Habrán situaciones en que deben ser revisados con alguna frecuencia, y en otras no será necesario.   Todo depende de la situación socio-económica que se esté viviendo, ya que las alteraciones bruscas en este sector son las que más perjudican la buena marcha de una empresa.

Se debe tener en cuenta que las revisiones de los estándares implican en mucha ocasiones solamente uno de los factores de costo.

Por ejemplo, habrá necesidad en determinada situación de cambiar los datos predeterminados en cuanto a los materiales, porque su precio ha sufrido notables variaciones. Otras veces, la revisión debe hacerse únicamente en relación con la mano de obra.  Por eso las hojas  de  costos  estándar deben  ser  elaboradas  en  una  forma que  permitan cualquier ajuste y evitar así que se hagan nuevas hojas cada vez que se requiera la revisión de cualquier de los datos predeterminados.

 

5. OBJETIVOS DE COSTOS POR ESTÁNDAR

La aplicación de los costos tiene dos objetivos importantes:

1. Conocer, en un tiempo determinado, los costos de elaboración de una parte específica, y del producto mismo, ya sea en uno o varios departamentos de producción.

2. Ayudar a la gerencia de una empresa en el control de los costos de producción, a través de los informes que sobre cada departamento o centro de costos debe rendir el Departamento de contabilidad, con base en los datos suministrados por esos mismos centros.

Categoría: 07. Costos Industriales

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