Ciclo de Vida o Fases de un Proyecto

| septiembre 3, 2011 | 0 Comentarios

Los proyectos “nacen” cuando el cliente, las personas o la organización dispuestos a proporcionar los fondos para satisfacer la necesidad identifican una necesidad. Por ejemplo, un problema quizá sea una alta tasa de desperdicios en su proceso de fabricación, que hace que sus costos sean más altos y los tiempos de producción más largos que los de sus competidores. El cliente primero tiene que identificarla necesidad o el problema, que en ocasiones puede ser identificada con rapidez. En otras ocasiones, quizá se requieran meses para que el cliente identifique  con claridad una necesidad, recopile información sobre el problema y defina ciertos requisitos que tiene que cumplir la persona, el equipo del proyecto que solucionará el problema.

 Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto, incluye la identificación de una  necesidad, un problema o una oportunidad y puede dar  como resultado que el cliente solicite propuestas a personas, a un equipo de proyectos u organizaciones (contratistas) para resolver el problema identificado. Por lo general las necesidades y los requisitos los redacta el cliente por escrito en documento que puede llamarse Solicitud de Propuesta o de Solución (SDP). A través de este documento el cliente les pide a personas individuales u organizaciones (contratistas) que presenten propuestas sobre cómo solucionarían el problema, junto con el costo correspondiente y programa.

La segunda fase del ciclo de vida del proyecto es el desarrollo de una solución propuesta a la necesidad o al problema. Esta fase da como resultado la presentación de una propuesta al cliente por parte de una o más personas u organizaciones (contratistas), quienes desearían que el cliente les pagara por poner en práctica posteriormente la solución propuesta. En esta  fase el esfuerzo del  contratista es predominante. Las organizaciones (contratistas) interesados en contestar  la  Solicitud de Propuesta (SDP) quizás dediquen varias semanas a desarrollar enfoques para solucionar el problema, estimar los tipos y cantidades de recursos necesarios y estimar el tiempo que haría falta para diseñar y poner en práctica la solución propuesta. La propuesta por escrito es entregada al cliente debidamente documentada.

En ocasiones es el equipo interno de proyectos de la propia compañía el que desarrolle una propuesta en respuesta una necesidad o solicitud definida por la administración. El proyecto sería llevado a cabo  por el propio personal de la empresa en lugar de una empresa externa.

La tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la puesta en práctica de la solución propuesta. Esta fase se inicia después de que el cliente decida cuál de las soluciones propuestas satisface mejor la necesidad y se llegue a un acuerdo entre el cliente y la persona o el contratista que presentó la propuesta. Esta fase conocida como desarrollar el proyecto, incluye hacer la planificación detallada del proyecto  y después poner en práctica ese plan para lograr el objetivo del proyecto. Durante esta etapa se utilizarán diferentes tipos de recursos.

La fase final del  ciclo de vida es terminar el proyecto. Cuando un proyecto está terminado se necesita realizar ciertas actividades de cierre, por ejemplo, confirmar que todas las entregas se han hecho al cliente y han sido aceptadas por él, que se han cobrado todos los pagos y se han cancelado todas las facturas. Es importante en esta etapa,  evaluar el desempeño del proyecto con el fin de aprender que se pudiera mejorar si se llevara a cabo un proyecto similar en el futuro. En esta fase se debe incluir las  formas de retroalimentación del cliente para determinar su nivel de satisfacción y si el proyecto cumplió con sus expectativas.

También se debe obtener retroalimentación del equipo de proyecto en la forma de recomendaciones, para mejorar el desempeño de proyectos en el futuro.

Los ciclos de vida de los proyectos varían en duración desde algunas semanas hasta varios años, dependiendo del contenido, complejidad y magnitud del proyecto. Es más,  no todos los proyectos pasan formalmente a través de las cuatro fases del ciclo del  proyecto.

En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera más formal y estructurada cuando el proyecto se realiza en un ambiente de negocios.

Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios.

 

 

 

Categoría: Introducción a la Dirección y Gestión de Proyectos

Sobre el autor ()

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